Hello World! Personuppgiftspolicy

Hello World! Ideell Förening, organisationsnummer: 802495-3815 (”Hello World!”) personuppgiftspolicy:

Kontaktuppgifter:
Postadress: Örnbogatan 25, 167 66 Bromma
Kontaktperson: Ulrika Dellby
E-post: ulrika.dellby@helloworld.se

Generellt
Som ett led i vår verksamhet och i anledning av de köpvillkor och andra anslutande avtal som du som kund tagit del av, är det nödvändigt att behandla vissa personuppgifter om såväl de barn som önskar delta i vår verksamhet som barnens vårdnadshavare. För att få delta i verksamheten måste både barnet självt samt minst en vårdnadshavare per barn vara medlemmar i föreningen. Att säkerställa en korrekt och säker hantering av dessa personuppgifter är mycket viktigt för oss. Denna personuppgiftspolicy tillsammans med den information som lämnas i samband med anmälan beskriver hur vi i egenskap av personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifterna ifråga.

Endast vårdnadshavare till ett barn som önskar deltaga i vår verksamhet får lämna ut barnets personuppgifter till oss. Barnet får alltså inte anmäla sig självt. Vissa uppgifter måste lämnas för att konton för vårdnadshavare samt barn skall kunna skapas, för att en anmälan ska kunna administreras, för att fullgöra vårt kontrakt med dig eller om det enligt lag är ett krav att förse en myndighet med personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse. Andra personuppgifter är frivilliga att lämna till oss där vi ber om ditt uttryckliga samtycke som kan återtas när som helst genom att kontakta Ulrika Dellby eller genom ditt konto på hemsidan (http://helloworld.se). Vilka uppgifter som är obligatoriska framgår av formuläret för att skapa konton respektive i varje anmälan.

Personuppgifter som behandlas
De typer av personuppgifter som vi behandlar är de som du som vårdnadshavare lämnar om ditt barn och dig själv i samband med att du skapar konton, när du gör en anmälan till vår verksamhet, när du uppdaterar eller kompletterar ditt och ditt barns konton eller bokningar samt vid andra kontakter med oss.

De obligatoriska uppgifter som vi samlar in avseende dig som vårdnadshavare och i förekommande fall även dig som vuxen stödmedlem utan barn i verksamheten inkluderar: För- och efternamn, e-post och telefonnummer.

De obligatoriska uppgifter som vi samlar in avseende ditt barn inkluderar: För- och efternamn, personnummer, kön, mobiltelefonnummer, adress samt fototillstånd.

I samband med anmälan till vår verksamhet eller vid andra kontakter med oss har du också möjlighet att välja att lämna ytterligare uppgifter om dig och ditt barn exempelvis om behov av specialkost.

Ändamål och syften med personuppgiftsbehandlingen
Vi använder dessa uppgifter för att hålla ett aktuellt medlemsregister och för att vi skall kunna informera våra medlemmar om föreningens verksamhet samt kalla till årlig föreningsstämma. Vi använder vidare dessa uppgifter för att kunna ta fram statistik kring och analysera verksamheten (våra berättigade intressen). Du kan protestera mot sådan användning av dina personuppgifter när som helst genom att kontakta kontaktpersonen enligt ovan.

Vi använder också dessa uppgifter för att kunna administrera anmälan till läger, meetups eller annat event, för att kunna kommunicera med dig i saker som rör den verksamhet du anmält ditt barn till och för att komma i kontakt med ditt barn i samband med verksamheten (vårt fullgörande av avtalet med dig).

De uppgifter om ditt barn och dig själv som du väljer att lämna i samband med anmälan till vår verksamhet eller vid andra kontakter med oss, exempelvis om simkunnighet, eventuella allergier eller behov av specialkost och mediciner, samt sådana andra uppgifter om ditt barn som du väljer att lämna använder vi  till att kunna registrera ditt barn för ett speciellt läger, meetup eller annat event och ett visst utbildningsspår, för att hitta lämpliga rumskamrater vid övernattningsläger, för att vid behov kunna komma i kontakt med ditt barn i samband med verksamheten, för att se till att ditt barn får rätt kost och, vid behov, får hjälp med att ta sina mediciner och i övrigt för att säkerställa att ditt barn får en så trevlig och säker upplevelse som möjligt hos oss (vårt berättigade intresse). Du kan protestera mot sådan användning av dina personuppgifter när som helst.

Om du väljer att ansöka om reducerade deltagaravgifter för ett barn kommer vi också att samla in och registrera personnummer för barnets samtliga vårdnadshavare för att genom kontakter med relevanta myndigheter (exempelvis Skatteverket) eller genom anlitande av kreditupplysningsföretag samla in uppgifter om vårdnadshavarnas sammanlagda inkomst före skatt (vårt berättigade intresse).

Om personuppgiftsbehandlingen ändras för något av de syften som anges ovan kommer vi att omgående informera dig om sådana ändringar och hur det påverkar dig.

Personuppgiftsbiträden
De personuppgifter som vi behandlar om dig och ditt barn kan komma att lämnas ut till bolag med säte exempelvis i Sverige eller USA, som Hello World! anlitar för att utföra tjänster åt Hello World!, exempelvis IT-tjänster som hosting via Amazon Web Services, kommunikationstjänster via Slack, Trello Inc samt Telia Mobil Respons och övriga tjänster som behövs för att kunna bedriva verksamheten. Dessa så kallade personuppgiftsbiträden kan då komma att behandla personuppgifterna i enlighet med de instruktioner som Hello World! lämnar, och är skyldiga att behandla personuppgifter utifrån samma säkerhetsnivå som Hello World! behandlar uppgifterna.

I samband med betalning av våra tjänster behandlas bankuppgifter av Klarna (vänligen se ”Köpvillkor”) och Klarna är således ansvarigt för sådan personuppgiftsbehandling enligt dataskyddsregler och policys tillämpliga på Klarna.

Säkerhet i samband med behandlingen
Vi ser till att använda de säkerhetssystem som krävs för att hålla dina personuppgifter konfidentiella och säkra från obehörig åtkomst, obehörigt röjande till någon annan samt andra risker förknippade med otillåtet personuppgiftsröjande. Hello World! ska vidta tillämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa detta samt regelbundet uppdatera och testa säkerhetssystemen. Personal på Hello World! ska vara informerade om hur personuppgiftsbehandlingen ska ske enligt Personuppgiftslagen (1998:204) och EU:s Dataskyddsförordning (2016/679) (GDPR) och sköta personuppgiftsbehandlingen i förenlighet med denna Personuppgiftspolicy.

Information och tillgång till personuppgifter
Via ditt konto på helloworld.se har du möjlighet att rätta, komplettera, radera, invända och begränsa vår personuppgiftsbehandling av uppgifter som du lämnat om dig och ditt barn. Du har rätt att kostnadsfritt få besked om vilka personuppgifter som vi sparat om dig och ditt barn och om du begär det, få rättat eller raderat uppgifter som vi sparat och som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Du har också rätt att be oss överföra dina uppgifter i ett allmänt använt och maskinläsbart format till dig eller en annan personuppgiftsansvarig.

Lagringstider av personuppgifter
Uppgifter som endast är lämnade i samband med bokningen till ett särskilt läger, meetup eller annat event raderas regelbundet av Hello World! för avslutade evenemang.

Uppgifter om vårdnadshavarnas sammanlagda inkomst före skatt raderas en gång per år när uppgifterna inte längre är aktuella.

Uppgifter som du lämnat för att skapa konton för dig och ditt barn, för anmälningar (utöver särskilt lämnade uppgifter för särskilt läger, meetup eller annat event) till vår verksamhet samt uppgifter du lämnar för att uppdatera eller komplettera dina konton hos oss raderar vi i samband med att du avslutar ett konto hos oss, eller enligt vad som uppställs som krav i lag.

Rätten att inge klagomål till tillsynsmyndighet
Om du har klagomål kring personuppgiftsbehandlingen enligt denna personuppgiftspolicy kan du vända dig till Datainspektionen (https://www.datainspektionen.se/).